Otomatisasi Perkantoran
Disemester II ini terdapat 8 bab yang meliputi :
- Menguraikan dan memanfaatkan data dan informasi
- Menguraikan pengoperasian pengiriman dokumen secara online
- Menguraikan dan menggunakan internet untuk melakukan pemesanan/pembelian online
- Menguraikan pengoperasian pembayaran
- Membuat blog
- Mengenal lebih dalam halaman postingan
- Membuat pages/laman template bloger
- Membuat website dengan microsoft frontpage
Langsung saja yang akan saya bahas pertama yaitu tentang Menguraikan dan memanfaatkan data dan informasi.
- Pengertian Data dan Informasi
Data berasal dari bahasa yunani "Datum" yang berarti Fakta.
Menurut The Liang Gie, Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengolahan tertentu lalu menjadi keterangan (information).
Ada dua jenis data yang diterima manusia,yaitu :
1. Jenis Data yang tersurat
adalah berbagai stimulus yang secara nyata dapat ditangkap indera manusia.
2. Jenis Data yang tersirat
adalah data yang hanya "dibaca" oleh naluriah manusia,yang berkaitan erat dengan pengalaman batiniah seseorang.
Data multimedia dapat dikelompokkan menjadi :
1. Data Teks
Data ini berwujud Alfanumeris,yaitu data yang terdiri dari karakter huruf A-Z, symbol bilangan,dll.
2. Data Numeris
adalah data bilangan.
3. Data Gambar
adalah data yang berwujud gambar,foto,grafik,dll.
4. Data Video
adalah data dalam bentuk gambar bergerak (film).
5. Data Audio
adalah data dalam bentuk suara.
Hierarki Data
- File yaitu kumpulan catatan data yang berhubungan dengan subyek tertentu.
- Catatan adalah elemen data yang berhubungan dengan obyek tertentu.
- Elemen data yaitu unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti.
Secara umum Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan,baik masa sekarang atau yang akan datang.
- Menurut Gordon B.Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai guna yang nyata dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
- Menurut Burch dan Strater, informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.
- Menurut George R.Terry, informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.
George R.Terry menjelaskan bvahwa berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek, yaitu :
a. Tujuan si penerima
b. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
c. Waktu
d. Ruang dan tempat
e. Bentuk
f. Semantik
Informasi yang baik harus memenuhi beberapa syarat, antara lain :
1. Akurat
adalah informasi tersebut bebas dari kesalahan.
2. Tepat Waktu
Informasi harus diberikan dalam waktu yang tepat.
3. Relevan
adalah informasi tersebut benar-benar sesuai kebutuhan pihak yang membutuhkan informasi.
A. Lingkup Manajemen Perkantoran
1. Pengertian Kantor :
a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data/ informasi.
b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,pencatatan,pengolahan,penyimpanan,dan pendistribusian data/ informasi.
c. Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif, manajerial, dan fasilitatif.
2. Tujuan kantor terdiri atas :
1) Penerimaan informasi
2) Pencatatan informasi
3) Penyusunan informasi
4) Pemberian informasi
5) Perawatan aktiva
3. Manajemern Perkantoran
Menurut J.C Denyer, manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya.
Menurut G.R.Terry, manajemen perkantoran dirumuskan sebagai perencanaan,pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuannya yang telah ditentukan terlebih dahulu.
Secara terinci kegiatan dalam manajemen perkantoran meliputi :
- Rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib.
- Hal yang terkena oleh rangkaian pekerjaan tersebut pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran.
Hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran, antara lain :
- Pegawai kantor
- Biaya perkantoran
- Prosedur
- Metode perkantoran
- dan lain-lain.
4. Kegiatan Administrasi
a. Menghimpun, kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
b. Mencatat, kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim, dan disimpan termasuk dengan alat rekam.
c. Mengolah, bermacam,-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah digunakan.
d. Mengkalikan, kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim, kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.
f. Menyimpan, kegiatan menaruh dengan berbagai cata dan alat ditempat tertentu yang aman.
